これまでの生活において、家族や知人と連絡を取る場合、LINEやメッセージなどを使うことが多く、メールを使うということは、仕方なく受け取るメルマガぐらいだったかと思います。
企業に入って仕事をするなかでは、SNSを通じて連絡を取り合うということはほとんどなく、メールが中心となります。
今回は、ミレニアル社会人が知っておきたいビジネスメールに関することを紹介していきます！
エビデンスとしてのメール
会社に入れば、いろんな業務に携わることになります。その業務は幅広く、簡単なものもあれば、難しいことを求められるものもあります。
でも、たとえ簡単なことであっても、それがパラレルで動くことになれば、コントロールが難しくなります。
そこで、まだ仕事に慣れていないときに気をつけたいのが、ケアレスミスや忘れです。そうならないためには、タスク管理をしっかりとしておくことが必要となります。
また、メールを上手に使うと、ミス防止につなげることができます。業務をメール中心で行えば、やりとりがエビデンスとして残り、記憶も定着しやすくなります。
忙しくなると面倒だからと、つい口頭でやりとりを済ませたくなりますが、そんなときこそ、メールで行うことが大事になります。
仕事を進めるうえで、本当によく出てくるのが、言った言わない問題です。
人の記憶容量は決まっているので、それ以上のことを求められれば、忘れてしまうことはありますよね。それは自分だけでなく、相手も同じであって、言ったことの詳細を忘れてもいいようにメールをしておくことで、業務が滞ることを防ぎ、目的を達成することが円滑になります。
メールはものを伝えるということだけじゃなく、エビデンスを残すという意味が非常に重要なので、忘れてはいけないこと、必ず伝えておきたいことは、面倒ではありますが、メールを使うといいです。
メールの署名やネットスラングに気をつけよう
最近のメーリングソフトは、ビジネスのスピードを加速できるようにいろんな昨日が実装されるようになってきました。タイトルや送り主などから、自動的にフォルダ分けをしてくれたり、手動でもいろんな工夫を加えることができるようになっています。
ただ、便利な機能ではあるのですが、署名には少し注意が必要です。署名機能をONにしておくと、メールを作成すると必ず最後に署名を付けてくれますが、必ず付けてくれてしまうので、何も気にせずに返信とし続けていると、その都度署名が付いてしまいます。
自分だけでメールを流し見しているだけならいいのですが、打ち合わせの際など、それまでの内容も含めて確認をするようなときは、非常にみっともない感じに見えてしまいます。面倒かもしれませんが、返信メールの署名は気をつけるとよいかと思います。
また、これはたまに聞くのですが、ビジネスメールにネットスラングは使わないほうがいいです。
いきなりネットスラングを混ぜたメールを送るというひとは、流石にいないとは思いますが、取引先との距離が近づいてきて、フレンドリーになったときこそ要注意です。
ネットスラングはインターネット上での俗語であり、ビジネスシーンに使うものではなく、インターネット利用者のみで理解できるも表現であり、また、ものによっては少し相手をバカにするような意味も含まれていると聞きました。
相手が全く分からない場合もあれば、本当の意味を理解しているからこそ、不愉快な気持ちになるということもあると認識しておくといいと思います。
それでは、まとめましょう！
ビジネスメールの書き方のコツのまとめ
メールはTPOを考えて、エビデンスとして残ることを想定する
メールは基本的には残り続けるものです。そのため、残ることを想定した構成を考えるといいです。また、簡単に転送ができてしまうものです。そのため、どれだけ仲が良くても、そのまま文面を転送されることもあります。メールはエビデンスとして使用するという前提を頭に入れておけば、やるとよくないことが他にも見えてくるかもしれません。
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