学生生活ではあまりなかったと思いますが、社会人になると、頻繁に打合せや会議というものが発生します。
これは本当に悩ましいもので「その会議、ホントに必要ですか？」というものもあるのですが、打合せや会議は、必ず何か目的があって、それに向けていくつかの事項を決定していく場になるため、集中して臨む必要があります。
今日は、日々の打合せや会議で、新社会人のみなさんが気をつけるといいと思うことを紹介していきます！
メモキャラを植え付けよう
これまでは例えば勉強したことを忘れても、それは自分が困るだけで、他人に迷惑をかけるということに繋がることは少なかったと思います。
ですが、社会人ともなると、その忘れによって他人や組織に迷惑をかけることにつながります。そのため、打合せや会議で決まったことを忘れてしまわないように努力をする必要があります。
特に慣れないうちは、自分の知識レベルに合わせて会議が進行することはなく、知らない単語が飛び交ったり、詳細がなかなか理解できないこともあるかと思います。それは誰しも通る道で、何も心配する必要はありません。でも、とりあえずは分からないことも含めて、可能な限りメモをとるといいです。
メモのとり方も工夫が必要で、必ずやらないといけないこと、今日意味が分からなかった単語、指定期日などなど、項目毎に自分のなかで記号を付けたり、レイアウトを試行錯誤するといいかと思います。
このように考えながらやっていると、メモをとるという行為が自然と身につきます。そうすると、メリットがいろいろと出てきます。
まずは、やるべきことが整理されて、ケアレスミスや忘れを防止することができます。これはマイナスを防ぐということに近いかもしれませんが、マイナスがないということは非常に大きいことです。新社会人のときには経験がないので、ミスの連続だと思います。それは、自分だけではなく、同期もそうです。なので、ミスを減らすということは、自分の評価を高めることにもつながります。
次に、これを一番伝えたいわけなんですが、メモキャラという印象を植え付けることができるということです。
どういうことかと言うと、ビジネスを進めていくなかで、必ず言った言わない問題というのが出てきます。人は忘れてしまう生き物で、重要なことであったとしても、忘れてしまうということは普通にあります。その時に生きてくるのがメモです。当然、メールのほうがエビデンスとしては強いものではありますが、メモも威力はあります。
ビジネスシーンでは、自分の身を守るという人種が沢山います。当然と言えば当然なのですが、自分に非があるというケースであっても、相手に非を押し付けてくるケースがあります。こんなとき、メモキャラであることがイメージずいていれば、相手は新社会人や経験がまだ未熟な相手であったとしても、負けるということがなくなります。
自分を守るという意味で、メモキャラを印象付けることは非常に有効です。
カタカナ・英語は相手を見て使おう
ビジネスシーンでの会話では、多くのカタカナや英語が登場します。
日々新たな言葉が出てくるので、常に情報収集をしなければ、すぐに置いてかれてしまいます。そして、実際に置いてかれているひとが大半です。
日本のビジネスマンは、世界で類を見ないレベルで勉強をしないというニュースをよく目にしますが、実際に仕事をしていて、実感するところでもあります。
年齢にもよりますが、恐らく若年層のほうが新しい言葉に敏感であると思います。それは素晴らしいことであるので、新たな言葉を覚えていくということは続けていくべきです。
ですが、相手を見て、使う言葉を選んでいかないと、問題も生むことになります。
まずはコチラが理解をしていても、相手が理解していないカタカナ・英語であった場合、コミュニケーションが円滑になりません。知らないと言ってくれればいいのに、相手が知ったかぶりで話が進んでしまい、最終的に肝心なところがすれ違っているということもあります。
次に、年配の方たちはそもそもカタカナ・英語を嫌う傾向があって「日本語で言え！」なんてことを言われます。なぜこんなことを言われるというと、単純に勉強をしていないから、意味が分からないんです。知らなければ聞けばいいのですが、目下のものに教えを請うということができる大人は結構少ないです。だから、自分基準ではなく、その年配の方の基準に合わせろという意味も含んでいるのかもしれません。
新たな言葉を知ったとき、それをアウトプットしていくことで理解が深まるものではありますが、不毛な衝突は防ぐ意味でも、相手を見て使う言葉を選んでおいたほうがよいかと思います。
それでは、まとめましょう！
会議の進め方のコツのまとめ
会議・打合せでは共通言語で進め、自分の身を守るためにも、メモキャラ作りを！
会議・打合せでは、出席者が分かるような言葉を選び、全員が同じ理解レベルに達するように進めるで、目的達成に大きく近づきます！そして、きっちりと細かくメモをとることで、ミスを防ぐと同時に自分の身を守ることにつながるので、メモキャラ作りをするのがオススメです！
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